Как контролировать пропущенные отгрузки Ozon FBS и их влияние на продажи

При работе по схеме FBS на Ozon каждый заказ нужно отгрузить в срок. Пропущенная отгрузка означает просрочку, которая бьёт по рейтингу и может привести к отменам и штрафам. Условный пример: за месяц 800 заказов FBS, и 23 из них не были отгружены в срок. Это почти 3%, но каждый такой заказ создаёт отмену, негативный отзыв и потерю позиции. Пропуски чаще всего происходят не из-за одной большой ошибки, а из-за мелких сбоев: заказ не увидели, упаковку не собрали, трек не внесли. Поэтому контроль отгрузок нужен ежедневный и по каждому заказу.

Если хотите наладить контроль отгрузок FBS, чтобы ни один заказ не выпадал из срока, начните с БЕСПЛАТНОГО АУДИТА: мы выстроим процесс контроля заказов и покажем, где они теряются.

Вопрос к вам: знаете ли вы, сколько заказов FBS за последний месяц не было отгружено в срок и какая причина чаще всего?

Пропуски возникают на нескольких этапах: заказ не попал в список, не был собран, не был упакован, трек не был внесён, передача в доставку опоздала. Каждый этап может стать узким местом. Если не отслеживать заказы по этапам, причина остаётся скрытой.

Также важна нагрузка. В пиковые дни количество заказов растёт, и процесс, который работал в спокойное время, начинает давать сбои. Поэтому контроль нужно усиливать именно тогда, когда заказов больше.

Контроль делается в три шага: отслеживать заказы ежедневно, найти причины, изменить процесс.

Заведите список заказов FBS с датой поступления, сроком отгрузки и статусом. Каждый день проверяйте, какие заказы близки к сроку и не отгружены. Отмечайте просроченные заказы отдельно.

Пример расчёта (условные цифры): за месяц 800 заказов, 23 просрочены. Средняя задержка два дня. Большинство пропусков приходилось на понедельник и на пятницу.

Для каждого просроченного заказа определите этап, на котором он застрял: не собран, не упакован, не передан, не внесён трек. Сгруппируйте причины. Если большинство пропусков на сборке, проблема в процессе или в людях. Если на передаче, проблема в графике доставки.

Лайфхак: сравнивайте пропуски по дням недели. Если они концентрируются в конкретный день, проблема в графике или в загрузке.

Введите правило: заказ, который не собран за два часа до срока, отмечается как приоритетный. Добавьте проверку треков в конце дня. Согласуйте график передачи с доставкой. Через месяц сравните количество пропусков.

Расчёт эффекта: после введения приоритетной отметки и проверки треков количество пропущенных отгрузок снизилось с 23 до 6 за месяц. Отмены по срокам почти исчезли.

Если пропуски связаны с конкретным сотрудником или сменой, решайте это через процесс, а не через наказание. Например, добавьте чек-лист в начале смены и проверку заказов в середине дня. Так ошибка перестаёт зависеть от внимательности одного человека и становится частью работы всей команды.

Также учитывайте, что пропуски могут быть связаны с техническими сбоями, например задержкой обновления списка заказов. Если заказы появляются в кабинете с опозданием, срок отгрузки сокращается, и даже хорошо организованная работа не успевает. Проверьте, как быстро заказы попадают в список, и сообщите в поддержку о регулярных задержках.

Главная ошибка - контролировать отгрузки только в конце месяца по отчёту. Тогда просрочки уже случились. Вторая ошибка - не различать причины, и все пропуски считаются одинаковыми. Третья ошибка - не учитывать пиковые дни, когда процесс перегружен.

Лайфхак: назначьте ответственного за контроль заказов в каждую смену. Так никто не надеется, что заказ отследит кто-то другой.

Контролировать отгрузки по отчёту в конце периода
Плюсы: просто и без ежедневной работы
Главный риск: просрочки случаются, рейтинг падает

Контролировать каждый заказ ежедневно
Плюсы: пропуски видны сразу и исправляются
Главный риск: нужна дисциплина и ответственный

Отгрузки FBS связаны с рейтингом, отменами, штрафами и продажами. Если контролировать каждый заказ, рейтинг стабилен, а отмены не растут. В A3 marketplace выстраиваем контроль отгрузок FBS. Стоимость работы обсуждаем после разбора.

Пропущенный срок - это заказ, который уже потерян для рейтинга. Бренд, который контролирует отгрузки каждый день и знает этап, на котором застрял заказ, держит рейтинг и не платит штрафы за сбои, которые можно было заметить вовремя.

Напишите, к какой ситуации ближе ваш магазин: A3 marketplace