Как сформировать акт сверки с Ozon за квартал

Акт сверки с Ozon за квартал нужен, чтобы подтвердить начисления, удержания и выплаты перед бухгалтерией и налоговым учетом. Условный пример: начислено 600 000 ₽, удержания 90 000 ₽, выплата должна быть 510 000 ₽. Если пришло 500 000 ₽, разницу нужно разобрать до подписания акта. Если делать акт вручную из разрозненных отчетов, легко пропустить строки. Порядок выгрузки и сверки экономит время и снижает риск ошибок.

Если хотите подготовить акт без ошибок, начните с БЕСПЛАТНОГО АУДИТА: мы поможем выгрузить данные и сверить их.

Вопрос к вам: как вы сейчас готовите данные для бухгалтера по Ozon и сколько времени это занимает?

Акт сверки отражает начисления за период, удержания, возвраты, штрафы и итоговую выплату. Каждая сумма должна иметь подтверждение в отчете. Если в акте есть строка без подтверждения, бухгалтеру будет сложно ее объяснить и подписать.

Удобнее строить акт по месяцам внутри квартала, а потом суммировать. Так расхождение находится в конкретном месяце, а не в общей сумме за три месяца.

Соберите отчеты о начислениях, удержаниях и выплатах за каждый месяц квартала. Сохраните их с датами в названии. Если выгрузка в кабинете разбита по периодам, используйте эту разбивку.

Пример расчёта (условные цифры): три отчета за июль, август и сентябрь. Каждый сохраняется отдельно.

Вопрос к вам: знаете ли вы, в каком формате вашему бухгалтеру удобнее получать данные по Ozon?

Для каждого месяца сравните начисления минус удержания с выплатой. Найдите месяц, где разница заметная, и разберите строки внутри него. Так проще понять, что именно не сошлось: штрафы, возвраты или задержка выплаты.

Лайфхак: если выплата приходит с задержкой, учитывайте сдвиг. Сверяйте с поступлениями за период с небольшим запасом.

Подготовьте акт с итогами по месяцам, суммами и объяснением расхождений. Приложите отчеты. Так бухгалтер может подписать акт без долгих уточнений.

Акт сверки за квартал нужен, чтобы подтвердить, что данные продавца и площадки совпадают по начислениям, удержаниям и выплатам. Если сверка делается формально, расхождения накапливаются, и к концу квартала найти причину уже трудно. Поэтому акт стоит читать построчно, а не смотреть только на итоговую сумму к выплате. Итог может сойтись случайно, а отдельные строки при этом окажутся неверными.

Порядок работы простой. Выгрузите акт и свои данные о продажах за тот же период. Сопоставьте по датам и номерам отправлений. Отдельно выделите строки, которых нет в одном из источников, и строки, где сумма отличается. Для каждой группы запишите вероятную причину: возврат, отмену, ошибку в тарифе или задержку обработки документов.

Пример (условные цифры): итог к выплате совпал, но при построчной сверке нашли 14 отправлений с удержанием, которого не было в ваших данных. Общая сумма расхождения составила 6 200 ₽. Обращение с номерами отправлений помогло вернуть часть средств, а для остальных строк нашлось объяснение в виде частичного возврата.

Не откладывайте сверку до конца квартала. Проверяйте акт каждый месяц, тогда расхождения видны на ранней стадии, и их проще подтвердить документально. Сохраняйте копии актов, потому что при споре именно они являются основанием.

Чек-лист сверки акта:

периоды выгрузок совпадают;
сверка проведена по номерам отправлений;
отдельно отмечены строки без пары;
причины расхождений записаны;
копии актов сохранены для обращения.

Лайфхак: сверяйте по месяцам каждый месяц, а не собирайте акт в конце квартала. Тогда ошибки находятся сразу.

Лайфхак: отмечайте в таблице, какие строки проверены, а какие нет. Так акт не остается с неизвестными суммами.

Самая частая ошибка - сверять только итоговую сумму за квартал. Расхождение в одном месяце может компенсироваться другим и остаться незамеченным.

Собирать акт в конце квартала
Плюсы: один раз в три месяца
Главный риск: поздно видны ошибки и сложно их объяснить

Сверять ежемесячно и собирать квартальный акт
Плюсы: ошибки находятся вовремя и акт сходится
Главный риск: нужно регулярно вести сверку

Акты связаны со сверкой, выплатами и бухгалтерией. Если сверять отчеты ежемесячно, квартальный акт собирается быстро и без неожиданностей. В A3 marketplace помогаем со сверкой по Ozon. Стоимость работы обсуждаем после разбора. Бухгалтерские вопросы решайте с бухгалтером.

Квартальный акт - это итог месяцев. Бренд, который сверяет цифры ежемесячно и раскладывает расхождения по периодам, подписывает акт без сюрпризов и не объясняет бухгалтеру неизвестные суммы.

Напишите, к какой ситуации ближе ваш магазин: A3 marketplace