Как настроить сверку складского остатка с доступным остатком в Ozon Seller

Остаток на складе и остаток в кабинете Ozon Seller должны совпадать, иначе заказы принимаются на товар, которого нет. Условный пример: на складе 40 единиц, в кабинете 65. Разница 25 единиц означает, что покупатели заказывают товар, которого фактически нет, и часть заказов отменяется. Отмены портят рейтинг и создают работу по переписке. Расхождение появляется из-за задержек синхронизации, неучтённых возвратов, списаний, которые не внесли, или ошибок при приёмке. Поэтому сверку нужно настроить как регулярный процесс, а не разовое действие.

Если хотите выстроить сверку остатков, чтобы отмены из-за наличия почти не случались, начните с БЕСПЛАТНОГО АУДИТА: мы настроим правила сверки и покажем, где остатки расходятся.

Вопрос к вам: знаете ли вы, как часто вы сверяете физический остаток с остатком в кабинете и какое расхождение было в последний раз?

Расхождение может появиться при приёмке, если товар принят не полностью, но в кабинете отмечен как полный. Также остаток может не уменьшиться после отгрузки, если сбой синхронизации задержал обновление. Возвраты, которые вернулись на склад, но не были приняты в учёт, увеличивают разницу в другую сторону. Списания брака и потерь часто не вносятся вовремя.

Важно разделять расхождение и задержку. Задержка уйдёт сама через время, а расхождение требует исправления. Если разница держится несколько дней, это расхождение.

Настройка делается в три шага: определить правило, провести сверку, исправить и зафиксировать.

Задайте частоту: ежедневно для ходовых позиций и раз в неделю для остальных. Определите допустимое расхождение, например ноль для ходовых товаров и не больше двух единиц для остальных. Назначьте ответственного.

Пример расчёта (условные цифры): ходовые позиции 40 из 300 артикулов. Для них сверка ежедневная. Остальные сверяются раз в неделю.

Пересчитайте физический остаток по выбранным позициям и сравните с кабинетом. Запишите разницу по каждому артикулу. Если разница больше допустимой, отметьте артикул для разбора.

Лайфхак: начинайте сверку с позиций, которые чаще всего дают отмены. Так быстрее находится источник расхождений.

Найдите причину расхождения: приёмка, отгрузка, возврат, списание. Исправьте остаток в кабинете и зафиксируйте причину в журнале. Если расхождение повторяется по одной причине, исправьте процесс.

Расчёт эффекта: после ввода ежедневной сверки ходовых позиций отмены по наличию снизились с 18 до 4 за месяц. Журнал показал, что основная причина была в неполной приёмке.

Если расхождения повторяются по конкретному поставщику или по конкретному способу упаковки, решение лучше искать в процессе приёмки. Проверяйте каждую поставку по количеству до подписания акта и фиксируйте фото упаковки. Тогда недостача или повреждение не попадут в доступный остаток, и разница между физическим и доступным количеством не будет расти.

Также полезно проводить сверку в день перед пиком продаж или акцией. Во время спроса каждое расхождение особенно болезненно, потому что покупатели быстро уходят к конкурентам. Проверенный остаток перед акцией даёт уверенность, что заказы выполнятся.

Главная ошибка - сверять остатки раз в месяц, когда расхождение уже накопилось. Вторая ошибка - исправлять остаток в кабинете без поиска причины. Третья ошибка - считать любое расхождение нормой и не проверять его.

Лайфхак: держите буфер по ходовым позициям, чтобы задержка синхронизации не приводила к отменам, пока сверка работает.

Сверять остатки раз в месяц
Плюсы: меньше работы
Главный риск: расхождения копятся, и отмены растут

Сверять ходовые позиции ежедневно и остальные еженедельно
Плюсы: расхождения видны сразу и исправляются
Главный риск: нужна регулярная процедура

Остатки связаны с отменами, рейтингом, поставками и выдачей. Если сверять остатки регулярно, заказы не принимаются на отсутствующий товар. В A3 marketplace настраиваем сверку остатков. Стоимость работы обсуждаем после разбора.

Остаток в кабинете должен отражать полку, а не надежду. Бренд, который сверяет физический и доступный остаток по правилу, теряет меньше заказов и не объясняет покупателю отмену из-за ошибки в цифрах.

Напишите, к какой ситуации ближе ваш магазин: A3 marketplace